Содержание
У сучасному світі багато компаній у різних галузях промисловості мають важливе значення для подорожей під час роботи. Існують певні завдання та робочі функції, які можна виконати, лише заскочивши в літак, будь то нагляд за розробкою чогось, відвідування події, закриття продажу або зустріч з клієнтом. Список можна продовжувати.
Оскільки корпоративні поїздки є настільки важливими, важливо мати чітку корпоративну політику, щоб забезпечити безперебійну поїздку працівників. Хоча існує багато різних проявів політики щодо подорожей і людей, які за нею наглядають, підприємства стикаються з труднощами, коли працівники ігнорують такі правила, як вимоги бронювати авіаквитки за тиждень наперед, прив’язувати готель до бронювання рейсу, дотримуватись добових, використовувати призначені онлайн інструмент бронювання або забронюйте через інші визначені канали.
Дослідження показують, що 72% корпоративних менеджерів з подорожей ще не досягли бажаного рівня дотримання політики щодо подорожей. На щастя, сьогодні є кілька рекомендацій і порад щодо політики корпоративних подорожей, які допоможуть вам туди дістатися. Сьогодні ми розглянемо стратегії корпоративної політики щодо подорожей, які роботодавці повинні запровадити, щоб забезпечити своїм працівникам подорож без стресу.
Як виглядає корпоративна політика подорожей?
Сувора корпоративна політика подорожей — це така політика, яка охоплює всі основи та є достатньо практичною та розумною, щоб працівники були готові її дотримуватися. Це заважає їм виходити за рамки політики під час подорожей і, отже, коштувати компанії більше грошей.
Ось найважливіші складові корпоративної політики подорожей:
- Категорії витрат, які ви відшкодуєте мандрівникам, будь то подорожі чи розваги.
- Товари, що не підлягають поверненню, які ваша компанія не покриватиме.
- Будь-які бажані постачальники (авіакомпанії, мережі готелів, постачальники прокату автомобілів), через яких вони мають бронювати.
- Як вони повинні платити (картка компанії чи особиста картка).
- Вимоги до попереднього бронювання — як далеко працівник повинен забронювати рейс?
- Яку платформу чи агентство має використовувати агентство, щоб забронювати рейс?
- Інформація про безпеку, як-от маршрути, контактна інформація, страхування тощо.
Важливість корпоративної політики подорожей
Запровадження корпоративної політики подорожей має багато переваг. Ефективна корпоративна туристична політика:
- Організовує процес бронювання подорожей
- Спрощує процедури відшкодування для мандрівників
- Дозволяє більше заощаджувати
- Допомагає вашій компанії уникнути шахрайства
- Захищає працівників за допомогою чітко окреслених процедур безпеки
Вимірюйте настрої співробітників
Перш за все, ви завжди повинні пам’ятати про настрої співробітників. Як ми вже згадували раніше, задоволений працівник означає більшу економію вашого бюджету на поїздки, оскільки вони, швидше за все, дотримуватимуться розумної політики щодо подорожей. Один із способів покращення відповідності політикам компаній – це зосередження на покращенні бронювання та подорожей для працівників.
Найкращий спосіб оцінити настрої співробітників щодо поточної політики подорожей вашої компанії та працювати над її вдосконаленням — це проведення анонімних опитувань. Є кілька зручних, безкоштовних онлайн-інструментів для опитування, які збирають дані про досвід і вподобання співробітників.
Мета полягає в тому, щоб дізнатися про їхні уподобання та розглянути ці уподобання стосовно майбутніх рішень щодо бажаних каналів або обмежень політики. Звичайно, вам все одно доведеться пам’ятати про бюджет і витрати. Подивіться, де пріоритети співробітників. Чи хотіли б вони зупинитися в тризірковому готелі, а не в чотиризірковому, якби на харчування можна було виділити більше коштів? Це може бути способом змінити вашу політику на задоволення потреб працівників, залишаючись у межах бюджету.
Використовуйте потужні технологічні інструменти
Коли справа доходить до вибору технологій, найкращим підходом є залучення ваших співробітників до розмови, визначення того, де дотримання політики подорожей має найбільші прогалини, і визначення доступних інструментів для вирішення цих конкретних проблем. На щастя, сьогодні є кілька доступних інструментів, які ваша компанія може застосувати, щоб зробити процес бронювання простішим, ніж будь-коли раніше.
Ось кілька найкращих інструментів, доступних сьогодні:
- TravelPerk
- AirBnb для роботи
- TravelBank
- Flightfox
- Lola.com
Наступна складність політики подорожей пов’язана з витратами на подорожі. Моніторинг і контроль витрат на подорожі – завдання не з легких. У вас є суміш платежів за допомогою корпоративних карток, рахунків-фактур і банківських переказів для великих покупок, а працівники використовують власні гроші та вимагають відшкодування. Вам потрібно відстежувати кожен із цих платежів, призначати їх потрібним людям і командам, а також стежити за бюджетами.
Ось деякі з найкращих інструментів, які можуть допомогти:
- Спендеск
- Тріппео
- Марнотратник
- TripIt
- Google Trips
- Dufl
- Повітряна допомога
Спілкування є ключовим
Нарешті, одна з ключових частин комунікації полягає в тому, щоб політика подорожей була доступною, що, швидше за все, відбувається, коли працівники регулярно навчаються щодо політики. Переконайтеся, що ваші правила подорожі чіткі та оновлені, щоб ніколи не виникало плутанини.