Содержание
Путешествия по работе необходимы во многих компаниях в различных отраслях в современном мире. Существуют определенные задачи и должностные функции, которые можно выполнить только сев на рейс, будь то наблюдение за разработкой чего-либо, посещение мероприятия, закрытие продажи или встреча с клиентом. Список можно продолжать.
Поскольку корпоративные поездки настолько важны, важно иметь сильную корпоративную политику, чтобы гарантировать, что поездки сотрудников проходят гладко. Хотя существует множество различных проявлений политик в отношении поездок и людей, которые их контролируют, компании сталкиваются с проблемами, когда сотрудники игнорируют такие политики, как требования бронировать рейсы за неделю вперед, прикреплять отель к бронированию рейса, придерживаться суточных, использовать назначенный инструмент онлайн-бронирования или бронировать через другие назначенные каналы.
Исследования показывают, что 72% корпоративных менеджеров по командировкам еще не достигли желаемого уровня соответствия политике командировок. К счастью, сегодня доступно несколько руководств и советов по политике командировок, которые помогут вам достичь этого. Сегодня мы рассмотрим стратегии политики командировок, которые работодатели должны рассмотреть для внедрения, чтобы обеспечить своим сотрудникам беззаботный опыт командировок.
Как выглядит корпоративная политика в отношении командировок?
Сильная корпоративная политика в отношении поездок — это политика, которая охватывает все аспекты, практична и достаточно разумна, чтобы сотрудники были готовы ее придерживаться. Это не позволяет им выходить за рамки политики во время поездок и, следовательно, обходиться компании дороже.
Вот наиболее важные компоненты корпоративной политики в области командировок:
- Категории расходов, которые вы будете возмещать путешественникам, будь то расходы на поездки или развлечения.
- Невозвратные товары, на которые ваша компания не распространяется гарантия.
- Любые предпочтительные поставщики (авиакомпании, гостиничные сети, компании по прокату автомобилей), через которых следует бронировать.
- Как следует платить (корпоративная или личная карта).
- Требования к предварительному бронированию — насколько заранее сотрудник должен бронировать рейс?
- Какую платформу или агентство следует использовать для бронирования рейса?
- Информация о безопасности, такая как маршруты, контактная информация, страхование и т. д.
Важность корпоративной политики в области поездок
Реализация политики корпоративных поездок имеет множество преимуществ. Эффективная политика корпоративных поездок:
- Организует процесс бронирования путешествий
- Оптимизирует процедуры возмещения расходов для путешественников
- Позволяет больше экономить
- Помогает вашей компании избежать мошенничества
- Защищает сотрудников посредством четко определенных процедур безопасности
Оцените настроения сотрудников
Прежде всего, вы всегда должны помнить о настроении сотрудников. Как мы уже говорили ранее, довольный сотрудник означает большую экономию вашего бюджета на поездки, поскольку он с большей вероятностью будет придерживаться разумной политики поездок. Один из способов, которым компании могут улучшить соблюдение политики, — это сосредоточиться на улучшении бронирования и опыта поездок для сотрудников.
Лучший способ оценить настроения сотрудников по поводу текущей политики поездок вашей компании и поработать над ее улучшением — провести анонимные опросы. Существует несколько удобных, бесплатных, онлайн-инструментов для опросов, которые собирают данные об опыте и предпочтениях сотрудников.
Цель состоит в том, чтобы узнать об их предпочтениях и учесть эти предпочтения в отношении будущих решений о предпочтительных каналах или ограничениях политики. Конечно, вам все равно придется держать в уме бюджет и расходы. Посмотрите, где находятся приоритеты сотрудников. Они бы предпочли остановиться в трехзвездочном отеле вместо четырехзвездочного, если бы можно было выделить больше средств на питание? Это может быть способом изменить вашу политику, чтобы удовлетворить потребности сотрудников, при этом оставаясь в рамках бюджета.
Используйте мощные технологические инструменты
Когда дело доходит до выбора технологий, лучшим подходом будет вовлечь ваших сотрудников в разговор, чтобы посмотреть, где соответствие политике поездок имеет самые большие пробелы, и посмотреть, какие инструменты доступны для помощи в решении этих конкретных проблем. К счастью, сегодня доступно несколько инструментов, которые ваша компания может внедрить, чтобы сделать процесс бронирования проще, чем когда-либо прежде.
Вот несколько лучших инструментов, доступных сегодня:
- TravelPerk
- AirBnb для работы
- TravelBank
- Flightfox
- Лола.ком
Следующая сложность с политикой поездок связана с расходами на поездки. Мониторинг и контроль расходов на поездки — непростая задача. У вас есть смесь платежей с корпоративных карт, счетов и банковских переводов для крупных покупок, а также сотрудников, использующих свои собственные деньги и требующих возмещения. Вам нужно отслеживать каждый из этих платежей, назначать их нужным людям и командам и контролировать бюджеты.
Вот некоторые из лучших инструментов, которые могут вам помочь:
- Шпендеск
- Триппео
- Расходы
- TripIt
- Google Поездки
- Дюфл
- Airhelp
Коммуникация – это ключ
Наконец, одна из ключевых частей коммуникации — обеспечение доступности политик поездок, что наиболее вероятно, когда сотрудники регулярно получают информацию о политиках. Убедитесь, что ваши политики поездок понятны и актуальны, чтобы не возникало путаницы.