Содержание
Podróżowanie w czasie pracy jest w dzisiejszym świecie niezbędne w wielu firmach z różnych branż. Istnieją pewne zadania i funkcje zawodowe, które można wykonać jedynie wsiadając do samolotu, niezależnie od tego, czy chodzi o nadzorowanie rozwoju czegoś, uczestnictwo w wydarzeniu, zamykanie sprzedaży czy spotkanie z klientem. Lista jest długa.
Ponieważ podróże służbowe są tak istotne, ważne jest posiadanie silnej polityki korporacyjnej, która zapewni płynność podróży pracowników. Chociaż istnieje wiele różnych przejawów polityki podróży i osób ją nadzorujących, firmy stają przed wyzwaniami, gdy pracownicy ignorują takie zasady, jak wymagania dotyczące rezerwacji lotów z tygodniowym wyprzedzeniem, dołączenia hotelu do rezerwacji lotu, przestrzegania diet, korzystania z wyznaczonego online narzędzie rezerwacji lub dokonaj rezerwacji za pośrednictwem innych wyznaczonych kanałów.
Badania wskazują, że 72% menedżerów ds. podróży służbowych nie osiągnęło jeszcze pożądanego poziomu zgodności z polityką dotyczącą podróży. Na szczęście istnieje już kilka wytycznych i wskazówek dotyczących zasad podróży służbowych, które pomogą Ci to osiągnąć. Dzisiaj omawiamy strategie polityki dotyczącej podróży służbowych, które pracodawcy powinni rozważyć, aby wdrożyć, aby zapewnić swoim pracownikom bezstresowe podróżowanie.
Jak wygląda polityka dotycząca podróży służbowych?
Silna polityka dotycząca podróży służbowych to taka, która obejmuje wszystkie podstawy oraz jest na tyle praktyczna i rozsądna, że pracownicy są skłonni jej przestrzegać. Zapobiega to wychodzeniu poza zasady podczas podróży i tym samym kosztowaniu firmy więcej pieniędzy.
Oto najważniejsze elementy polityki dotyczącej podróży służbowych:
- Kategorie wydatków, za które zwrócisz podróżnym, czy to w związku z podróżą, czy rozrywką.
- Przedmioty bezzwrotne, których Twoja firma nie pokryje.
- Dowolni preferowani dostawcy (linie lotnicze, sieci hotelowe, wypożyczalnie samochodów), za pośrednictwem których powinni dokonać rezerwacji.
- Jak powinni płacić (karta firmowa czy imienna).
- Wymogi dotyczące wcześniejszej rezerwacji – z jakim wyprzedzeniem pracownik powinien zarezerwować lot?
- Z jakiej platformy lub agencji powinna skorzystać agencja przy rezerwacji lotu?
- Informacje dotyczące bezpieczeństwa, takie jak plany podróży, dane kontaktowe, ubezpieczenie itp.
Znaczenie polityki dotyczącej podróży służbowych
Wdrożenie polityki dotyczącej podróży służbowych niesie ze sobą wiele korzyści. Skuteczna polityka dotycząca podróży służbowych:
- Utrzymuje porządek w procesie rezerwacji podróży
- Usprawnia procedury zwrotu kosztów podróżnym
- Umożliwia większe oszczędności
- Pomaga Twojej firmie uniknąć oszustw
- Chroni pracowników poprzez jasno określone procedury bezpieczeństwa
Zmierz nastroje pracowników
Przede wszystkim należy zawsze mieć na uwadze nastroje pracowników. Jak wspomnieliśmy wcześniej, zadowolony pracownik oznacza większe oszczędności w budżecie na podróże, ponieważ jest bardziej skłonny do przestrzegania rozsądnej polityki podróżowania. Jednym ze sposobów, w jaki firmy mogą poprawić zgodność z zasadami, jest skupienie się w większym stopniu na poprawie komfortu rezerwacji i podróży dla pracowników.
Najlepszym sposobem na sprawdzenie nastrojów pracowników na temat aktualnej polityki podróży Twojej firmy i pracy nad ulepszeniami jest przeprowadzenie anonimowych ankiet. Istnieje kilka przyjaznych dla użytkownika, bezpłatnych narzędzi ankietowych online, które zbierają dane o doświadczeniach i preferencjach pracowników.
Celem jest poznanie ich preferencji i rozważenie ich w odniesieniu do przyszłych decyzji dotyczących preferowanych kanałów lub ograniczeń politycznych. Oczywiście nadal trzeba mieć na uwadze budżet i koszty. Zobacz, jakie są priorytety pracowników. Czy woleliby zatrzymać się w hotelu trzygwiazdkowym czy czterogwiazdkowym, gdyby można było przeznaczyć więcej środków na wyżywienie? Może to być sposób na zmianę polityki w celu zaspokojenia potrzeb pracowników przy jednoczesnym zachowaniu budżetu.
Korzystaj z potężnych narzędzi technologicznych
Jeśli chodzi o wybór technologii, najlepszym podejściem jest włączenie pracowników w rozmowę, sprawdzenie, gdzie w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi podróży występują największe luki i sprawdzenie, jakie narzędzia są dostępne, aby pomóc w rozwiązaniu tych konkretnych problemów. Na szczęście istnieje dziś kilka narzędzi, które Twoja firma może wdrożyć, aby proces rezerwacji był łatwiejszy niż kiedykolwiek wcześniej.
Oto kilka najlepszych dostępnych obecnie narzędzi:
- Korzyści z podróży
- AirBnb do pracy
- Banku Podróży
- Lotfox
- Lola.com
Kolejną komplikacją związaną z polityką podróżniczą są wydatki na podróże. Monitorowanie i kontrolowanie wydatków na podróże nie jest łatwym zadaniem. W przypadku dużych zakupów masz połączenie płatności kartami firmowymi, fakturami i przelewami bankowymi, a także pracownikami korzystającymi z własnych pieniędzy i ubiegającymi się o zwrot pieniędzy. Musisz śledzić każdą z tych płatności, przypisywać je do odpowiednich osób i zespołów oraz kontrolować budżety.
Oto niektóre z najlepszych dostępnych narzędzi, które mogą pomóc:
- Spendesk
- Trippeo
- Wydatek
- TripIt
- Wycieczki Google
- Dufl
- Pomoc lotnicza
Komunikacja jest kluczowa
Wreszcie, kluczową częścią komunikacji jest zapewnienie dostępności zasad dotyczących podróży, co jest najbardziej prawdopodobne, gdy pracownicy regularnie szkolą się w zakresie zasad. Upewnij się, że Twoje zasady dotyczące podróży są jasne i aktualne, aby uniknąć nieporozumień.